D. Persyaratan Yang Harus Diperhatikan dalam Perencanaan Sarana Prasarana
Dalam perencanaan sarana dan prasarana, maka ada beberapa persyaratan-persyaratan yang harus di perhatikan, yaitu sebagai berikut:Perencanaan pengadaan sarana dan Prasarana harus di pandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas sumberdaya. Perencanaan harus jelas. Untuk hal tersebut maka kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:
Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai serta ada penyusunan perkiraan biaya/harga keperluan pengadaan.
Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.
Petugas pelaksana, misalnya; pimipinan, karyawan, dan lain-lain.Bahkan dan peralatan yang dibutuhkan.
Kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan.
Harus diingat bahwa suatu perencanaan yang baik adalah realistis, artinya rencana terseut dapat dilaksanakan. Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan.Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan skala prioritas.
Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafon anggaran yang disediakan. Mengikuti prosedur yang berlaku.M Mengikutsertakan unsur dari pihak luar.
Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahaan situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka.D Dapatdidasarkan jangka pendek (1 Tahun),jangka menegah (4-5 tahun), maupun jangka panjang (10-15 tahun).
E. Jenis-Jenis Analisa Kebutuhan Analisa kebuthan saran dan perasaran/peralatan kerja suatu organisasi/lembaga dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam, yaitu:
Analisa Kebutuhan KualitatifA
kualitatif pada dasaranya adalah suatu rangkaian kegiatan pengelompokan keterangan-keterangan atau informasi tentang jenis kegiatan yang terdapat dalam suatu satuan/unit organisasi tertentu.
Sebelum kebutuhan itu dirumuskan,maka terlebih dahulu harus dikumpulkan berbagai data/informasi yang menunjang, misalnya:
Sarana perlengkapan apa saja yang masih ada?
Bagaimana Kondisinya?
Sudah tersedia fasailitas pendukung lainnya jika barang yang akan diadakan telah tiba di lokasi?
Analisa Kebutuhan KuantatifA Analisakebutuhan kuantatif dilakukan dengan meneliti volume dan frekuensi kegiatan yang terdapat dalam suatu unit organisasi tertentu.Kegiatan analisis ini akan mempersoalkan:
Apakah jumlah sarana yang ada masih efisien penggunaanya?
Apakah sarana yang ada sudah sesuai dengan jumlah pegawai yang ada?
Apakah sarana yang ada masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkan?
Langkah-langkah analisa kebutuhan kuantatif ,diantaranya:
Untuk kebutuhan parabot
Perlu diketahui jumlah pegawai berdasarkan struktur organisasi yang ada.
Untuk kebutuhan penyimpanan warkat
Perlu diketahui banyaknya jumlah warkat yang dihasilkan untuk satuan priode waktu tertentu.Untuk kebutuhan mesin-mesin (tertuma mesin kantor)
Perlu diketahui waktu riil penggunaan, waktu kerja untuk peridode yang sama, dan waktu ekstra (waktu ekstra adalah waktu di luar jam istirahat tetap).
Terhadap keabutuhan bahan habis pakai/bahan dasar.
Perlu diperhatikan pengalaman dari kegiatan yang telah berjalan supaya tidak terjadi penumpukan/barang berlebih maupun kekurangan bahan baku, sehingga mengganggu proses penyelesaian pekerjaan dikarenakan masih menunggu datangnya pesanan.
Cara pengadaan/pesanan
Cara yang paling ekonomis dapat ditetrapkan pada permasalahan ini dengan memehartikan syarat-syarat atau factor-faktor sebagai berikut:
Kebutuhan bersifat rutin (terus menerus).
Biaya setiap kali mengadakan pesanan.
Biaya yang harus dikeluarkan setiap unit/satuan barang selama berada di gudang.
