Metode Pengadaan

Metode pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan dengan cara pembuatan sendiri, perbaikan, penukaran, penyewaan, peminjaman, hibah, dan pembelian. Adapun metode atau cara pengadaan secara skematis dapat dilihat pada bagian di bawah ini:

1. Pembuata Sendiri
Pembuatan sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan jalan membuat sendiri yang biasanya dilakukan oleh stakeholder Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efisiensi apabila dibandingkan dengan cara pengadaan sarana dan perasarana yang lain pembuatan sendiri biasanya dilakukan terhadap sarana dan perasarana yang sifatnya sederhana dan mudah misalnya alat -alat peraga.
2. Penerimaan Hibah atau Bantuan
Peneriam hibanh atau bantuan, yaitu merupakan cara pemenuhan sarana dan perasarana dengan jalan pemberian secara cuma-cuma dari pihak lain. Peneriamaan hibah atau bantuan harus dilakukan dengan membuat berita acara.

3. Penyewaan
Penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan perasarana dengan jalan pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk kepentingan organisasi dengan cara membayar berdasarkan perjanjian sewa-mnyewa pemenuhan kebutuhan sarana dan perasarana dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan perasarana bersifat sementara dan temporer

4. Pinjaman
Pinjaman yaitu penggunaan barang secara cuma-cuma untuk sementara waktu dari pihak lain untuk kepentingan organisasi berdasarkan perjanjian pinjam-meminjam pemenuhan sarana dan perasarana denagn cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan perasarana bersifat sementara dan tempoler dan harus mempertimbangkan citra baik organisasi yang bersangkutan

5. Pendaurulangan
Pendaurulangan yaitu pengadaan sarana  dan perasarana dengan cara memanfaatkan barang yang sudah tidak terpakai menjadi barang yang berguna untuk kepentingan organisasi
6. Penukaran
Penukaran merupaka cara pemenuhan kebutuhan sarana dan perasarana denga jalan menukarkan sarana dan perasarana yang dimiliki dengan sarana dan perasarana yang dibutuhkan organisasai atau instansi lain. pemilihan cara pengadaan   

Tujuan Pengadaan

Pada tahap perencanaan, pelaksanaan, maupun evaluasi pembelian perbekalan pada tujuan dan atau orientasi pembelian itu sendiri. Adapun tujuan pembelian tersebut menurut Santa Maria 2007:20 adalah untuk mendapatkan perbekalan material yang tepat, baik tepat mutu, tempat jumlah, tepat waktu, tepat sumber, tepat harga, tepat lokasi, dan tepat peraturan.

Kisi-kisi

+ Pengertian perencanaan
+ Pengertian para ahli
+ Jenis kebutuhan
+ Persyaratan dalam sarana prasarana
+ Diagram sarpras

Perkantoran XII

D. Persyaratan Yang Harus Diperhatikan dalam Perencanaan Sarana Prasarana

Dalam perencanaan sarana dan prasarana, maka ada beberapa persyaratan-persyaratan yang harus di perhatikan, yaitu sebagai berikut:Perencanaan pengadaan sarana dan Prasarana harus di pandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan  kualitas sumberdaya. Perencanaan harus jelas. Untuk hal tersebut maka kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:

Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai serta ada penyusunan perkiraan biaya/harga keperluan pengadaan.

Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.

Petugas pelaksana, misalnya; pimipinan, karyawan, dan lain-lain.Bahkan dan peralatan yang dibutuhkan.

Kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan.

Harus diingat bahwa suatu perencanaan yang baik adalah realistis, artinya rencana terseut dapat dilaksanakan. Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan.Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan skala prioritas.

Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafon anggaran yang disediakan. Mengikuti prosedur yang berlaku.M Mengikutsertakan unsur dari pihak luar.

Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahaan situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka.D Dapatdidasarkan jangka pendek (1 Tahun),jangka menegah (4-5 tahun), maupun jangka panjang (10-15 tahun).

E. Jenis-Jenis Analisa Kebutuhan Analisa kebuthan saran dan perasaran/peralatan kerja suatu organisasi/lembaga dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam, yaitu:
Analisa Kebutuhan KualitatifA
kualitatif pada dasaranya adalah suatu rangkaian kegiatan pengelompokan keterangan-keterangan atau informasi tentang jenis kegiatan yang terdapat dalam suatu satuan/unit organisasi tertentu.
Sebelum kebutuhan itu dirumuskan,maka terlebih dahulu harus dikumpulkan berbagai data/informasi yang menunjang, misalnya:
Sarana perlengkapan apa saja yang masih ada?
Bagaimana Kondisinya?
Sudah tersedia fasailitas pendukung lainnya jika barang yang akan diadakan telah tiba di lokasi?

Analisa Kebutuhan KuantatifA Analisakebutuhan kuantatif dilakukan dengan meneliti volume dan frekuensi kegiatan yang terdapat dalam suatu unit organisasi tertentu.Kegiatan analisis ini akan mempersoalkan:

Apakah jumlah sarana yang ada masih efisien penggunaanya?

Apakah sarana yang ada sudah sesuai dengan jumlah pegawai yang ada?

Apakah sarana yang ada masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkan?

Langkah-langkah analisa kebutuhan kuantatif ,diantaranya:

Untuk kebutuhan parabot

Perlu diketahui jumlah pegawai berdasarkan struktur organisasi yang ada.

Untuk kebutuhan penyimpanan warkat

Perlu diketahui banyaknya jumlah warkat yang dihasilkan untuk satuan priode waktu tertentu.Untuk kebutuhan mesin-mesin (tertuma mesin kantor)

Perlu diketahui waktu riil penggunaan, waktu kerja untuk peridode yang sama, dan waktu ekstra (waktu ekstra adalah waktu di luar jam istirahat tetap).

Terhadap keabutuhan bahan habis pakai/bahan dasar.

Perlu diperhatikan pengalaman dari kegiatan yang telah berjalan supaya tidak terjadi penumpukan/barang berlebih maupun kekurangan bahan baku, sehingga mengganggu proses penyelesaian pekerjaan dikarenakan masih menunggu datangnya pesanan.

Cara pengadaan/pesanan

Cara yang paling ekonomis dapat ditetrapkan pada permasalahan ini dengan memehartikan syarat-syarat atau factor-faktor sebagai berikut:

Kebutuhan bersifat rutin (terus menerus).

Biaya setiap kali mengadakan pesanan.

Biaya yang harus dikeluarkan setiap unit/satuan barang selama berada di gudang.